Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr ohne vorherige Zustimmung des Empfängers zu empfangen und zu verarbeiten. Auch die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen tritt ab diesem Zeitpunkt in Kraft. Um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern, hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 geschaffen.
Übergangsfristen
Bis Ende 2026
Für inländische B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 getätigt werden, können Rechnungsaussteller weiterhin Papierrechnungen versenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (z.B. PDF-Dateien), sind in diesem Zeitraum ebenfalls noch zulässig, bedürfen aber der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Ab dem 1. Januar 2025 hat die E-Rechnung jedoch Vorrang vor der Papierrechnung. Alle Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie ab diesem Zeitpunkt in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Bis Ende 2027
Wenn der Rechnungsaussteller im Jahr 2026 einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro erzielt hat, können für B2B-Umsätze im Jahr 2027 weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (z. B. PDF-Dateien), sind in diesem Zeitraum weiterhin zulässig. Für diese Rechnungen ist jedoch weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz im Jahr 2026 die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, können zumindest weiterhin Rechnungen ausstellen, die über elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 und 2027 getätigt werden, auch wenn die erforderlichen Informationen nicht in einem der europäischen Norm entsprechenden oder kompatiblen Format übermittelt werden.
Bis Ende 2028
Ab diesem Zeitpunkt müssen alle inländischen Unternehmen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung zwingend erfüllen, insbesondere für Leistungen im Bereich der inländischen B2B-Umsätze. Darüber hinaus sollen ab diesem Zeitpunkt die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag angekündigte Meldewesen sowie die von der EU geplanten ViDA-Maßnahmen geschaffen werden.