Seit 2011 sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) umsatzsteuerlich den Papierrechnungen gleichgestellt. Mit der Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung wurde ein weiterer Schritt zur Digitalisierung vollzogen. Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Ab dem 27. November 2020 gilt diese Verpflichtung auch für alle Rechnungssteller, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes übermitteln.
Dennoch bestehen weiterhin Unsicherheiten in der Praxis, insbesondere da der Begriff “E-Rechnung” technisch nicht immer klar definiert ist. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird häufig sowohl eine bildhafte Darstellung, etwa in Form eines PDFs, als auch ein strukturiertes Datenformat als E-Rechnung bezeichnet. Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU gilt jedoch nur das strukturierte Format als echte E-Rechnung. Im Folgenden werden die Unterschiede der verschiedenen Rechnungsformate näher erläutert.
Papierrechnung
Die traditionelle Papierrechnung stellt eine bildliche Darstellung der Rechnung dar, die eine automatische elektronische Verarbeitung nicht ermöglicht. Auch wenn die Informationen durch Scannen oder Fotografieren digitalisiert werden, bleiben sie unstrukturiert und müssen manuell oder mithilfe zusätzlicher Systeme in Buchhaltungssysteme übertragen werden. Eine Papierrechnung erfüllt daher nicht die Kriterien für eine elektronische Rechnung gemäß der EU-Richtlinie.
PDF-Rechnung
Eine PDF-Rechnung wird zwar elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen, bleibt jedoch ebenfalls eine bildhafte Darstellung, die keine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Das PDF-Format bietet lediglich eine visuelle Wiedergabe der Rechnungsinhalte, ähnlich wie eine Papierrechnung. Um die Daten elektronisch weiterzuverarbeiten, sind manuelle Eingaben oder der Einsatz von Texterkennungssystemen (z. B. OCR) erforderlich. Auch andere Formate wie “.tif”, “.jpeg” oder “.docx” stellen lediglich bildhafte Repräsentationen der Rechnung dar und erfüllen nicht die Anforderungen an eine elektronische Rechnung gemäß der EU-Richtlinie.
E-Rechnung
Der entscheidende Unterschied zwischen einer gescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass die E-Rechnung gemäß EU-Norm in einem strukturierten Format vorliegt. Dieses Format ermöglicht die automatische und medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen ist die E-Rechnung:
- Ein semantisches Datenformat, das die direkte und fehlerfreie Übertragung der Rechnungsdaten in verarbeitende Systeme erlaubt.
- Ein auf XML basierendes Format, das in erster Linie für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt ist. Die Daten können bei Bedarf mit speziellen Programmen auch in eine menschenlesbare Form überführt werden.
Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?
Die neue gesetzliche Regelung macht derzeit keine spezifischen Vorgaben für den Übermittlungsweg elektronischer Rechnungen. Für den Empfang von E-Rechnungen dürfte daher zunächst ein elektronisches Postfach ausreichen.
Alternativ können die Daten auch über eine elektronische Schnittstelle bereitgestellt oder über ein (Kunden-)Portal zum Download angeboten werden. Die Wahl des Übermittlungsweges bleibt den Unternehmen überlassen, solange sichergestellt ist, dass eine medienbruchfreie elektronische Weiterverarbeitung möglich ist.
Was gilt für den Rechnungsempfänger?
Die neue Pflicht zur E-Rechnung tritt, wie bereits erwähnt, am 1. Januar 2025 in Kraft.
Alle Unternehmen müssen zu diesem Zeitpunkt in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Unternehmen, die keine Übergangsregelung in Anspruch nehmen, müssen sicherstellen, dass sie ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sind, elektronische Rechnungen gemäß den neuen Anforderungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Auch Unternehmen, die ausschließlich Privatkunden bedienen oder Kleinunternehmer sind, sollten rechtzeitig prüfen, ob sie zum Jahreswechsel 2024/2025 in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, da Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden können. Anders als bisher ist für die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich – diese ist nur noch notwendig, wenn die Rechnung nicht den neuen Anforderungen entspricht (z.B. bei PDF-Dateien) oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z.B. bei Kleinbetragsrechnungen oder bestimmten steuerfreien Umsätzen).
Wichtig: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungsstellung erforderlich.