Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 (BGBl I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung in Deutschland auf den Weg gebracht. Damit orientiert sich Deutschland an der Praxis anderer EU-Mitgliedstaaten und einiger Drittstaaten, die die E-Rechnung bereits als Standard im Geschäftsverkehr etabliert haben.
Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist darüber hinaus die Einführung eines elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystems geplant, das auf den Daten der E-Rechnung basiert. In einem ersten Schritt wurde die E-Rechnung eingeführt, um das geplante Meldesystem vorzubereiten. Im nächsten Schritt sollen sowohl nationale als auch EU-weite Meldesysteme entwickelt werden. Die EU plant die Umsetzung bis 2028, wobei derzeit auch eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 diskutiert wird. Für Deutschland ist der Start eines nationalen Meldesystems erst nach Einführung der europäischen Lösung vorgesehen.
Wer ist betroffen?
Betroffen sind Unternehmer, die steuerbare Leistungen im Rahmen von B2B-Geschäften erbringen. Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Ab spätestens 2028 betrifft die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auch Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Beide Vertragspartner (leistender Unternehmer und Leistungsempfänger) müssen dabei im Inland ansässig sein.
Hinweis: Ansässigkeit bedeutet, dass der Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland liegen muss. Alternativ reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland aus. Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne Ansässigkeit begründet keine Verpflichtung zur E-Rechnung.
Wichtig: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Geschäfte sind aktuell von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Was wird sich ändern?
Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Begriffsdefinitionen: Künftig wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (auch E-Rechnungen genannt) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Die elektronische Rechnung
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist künftig eine Rechnung, die in einem definierten, strukturierten elektronischen Datenformat gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird, um eine elektronische Weiterverarbeitung zu ermöglichen. Formate wie PDF, „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ bieten zwar eine digitale, bildhafte Darstellung, erfüllen aber nicht die Anforderungen für eine automatisierte Weiterverarbeitung.
Das strukturierte elektronische Datenformat muss zwingend den europäischen Normen für die elektronische Rechnungsstellung und den entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Formate wie die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird, sowie das Hybridformat ZUGFeRD, das PDF- und XML-Dateien kombiniert, erfüllen diese Anforderungen. Andere Formate sind ebenfalls zulässig, sofern sie den technischen Spezifikationen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Die sonstige Rechnung
Der Begriff “sonstige Rechnung” umfasst künftig sowohl Papierrechnungen als auch Rechnungen, die in anderen elektronischen Formaten (z.B. PDF oder JPG) übermittelt werden.
Wichtig: Eine PDF-Rechnung per E-Mail wird ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt! (mehr Informationen)